A virtuális iroda

A számítógépes hálózatok, valamint az internet megjelenésével gyakorlatilag eltűntek a földrajzi távolságok. Az okostelefonok, okosórák, okosházak, okosautók, robotizált termelőberendezések, tengerentúli videokonferencia beszélgetések a mindennapjaink részévé váltak.

A felhőalapú szolgáltatások alapja a megbízható szélessávú internetes hozzáférés. Amennyiben ez biztosított, ma már egy mikrovállalkozás számára is elérhető olyan infrastruktúra, ami régebben csak a tőkeerős cégek sajátja volt. A virtuális iroda is ebbe a környezetbe illeszkedik bele. Ez nem azt jelenti, hogy a személyes kontaktus, a közvetlen emberi kommunikáció ne lenne fontos, éppen ellenkezőleg.

Miért hatékonyabb a virtuális iroda?

Csökkenti az időveszteséget

Elsősorban az agglomerációban élők problémája a napi ingázással járó jelentős időveszteség. Az egyik legdrágább erőforrás pedig a saját időnk, mivel véges mértékben áll a rendelkezésünkre.

Tegyük fel, hogy van egy munkavállalónk, akit napi 8 órában alkalmazunk, és ő napi kétszer másfél órát utazik a munkahelyére. Ebben az esetben ez a munkavállalónk egy 21 munkanapos hónapban 168 órát dolgozik, és 63 órát (!) utazással tölt.

Hatékonyabbá teszi a kommunikációt

A virtuális irodában megváltozik a kommunikáció és feladatvégzés összehangolása, ütemezése is: egy hagyományos munkahelyen a kommunikáció szinkron zajlik, egy virtuális irodában aszinkron módon. Természetesen nem kell távoli munkavégzés ahhoz, hogy aszinkron kommunikációt valósítsunk meg.

A nyílt terű irodák kiválóan alkalmasak olyan jellegű munkavégzésre, ahol sok kreativitásra, brainstormingra és folyamatos beszélgetésekre van szükség (például marketing, grafikai, művészi jellegű munkavégzés esetében), de vannak munkakörök, ahol a figyelem és a koncentráció fontosabb tényező. Az aszinkron kommunikációval ezt a virtuális irodában ki tudjuk alakítani, így hatékonyabb tud lenni a munkavégzés.

Ki dolgozhat virtuális irodában?

A virtuális iroda az én nézőpontomból egy olyan hely, ahol a munkavégzés távolról történik. A virtuális irodában valódi, jól felkészült szakemberek vannak jelen, akik jól ismerik egymást. Képesek az idejük önálló beosztására, megbízhatóak, rendelkeznek kellő önfegyelemmel, jól kommunikálnak írásban és szóban egyaránt. A munka és a magánélet egyensúlya biztosított, ezért kipihentek és elégedettek.

A munkáltatói nézőpont

Van egy munkahely, ahol senki nem jelenik meg és mégis kapnak érte fizetést? Vajon eleget dolgoznak-e a pénzükért a munkavállalóink? Ehhez hasonló kérdések merülhetnek fel azonnal mindenkiben. Alkalmazotti munkaviszonyban a munkáltató feladata, hogy a rendelkezésre álló időt a legnagyobb mértékben kitöltsék a dolgozói, és ezt a legnagyobb hatékonysággal tegyék. Megvásárolja a munkaidejüket, amiben ők kötelesek rendelkezésre állni. Minden munkavállalónak van egy “felettese”, aki ellenőrzi, kontrollálja és felügyeli a munkavégzését. A megadott időben meg kell jelenni, és el kell végezni a feladatot az előre megadott és elvárt módon. Vannak munkakörök, ahol nem lehet a munkát virtuálisan végezni.

Egy tudásalapú gazdaságban az alapegység a megszerzett ismeret. Vajon ismeretet szerezni csak tantermi körülmények között lehet, vagy lehet távolról is, akár egy virtuális osztályteremben ülve?

Mi szükséges egy virtuális irodához?

Először cégünk saját belső folyamatait, és az ügyfeleinket kell megvizsgálnunk. Hogyan lehet még hatékonyabban végezni a munkát, hogyan tudjuk magasabb szintre emelni az ügyfeleink kiszolgálását úgy, hogy közben munkavállalóink is elégedettek legyenek?

Egy virtuális irodában alapvető elvárás, hogy mindenki, mindenkivel, mindenhol tudjon kommunikálni, a megosztott fájlok legyenek elérhetőek, jól áttekinthetőek. Pontosan kell tudnunk, hogy ki mikor érhető el, és mikor nem. Legyenek kiosztható, részekre osztott és priorizált feladatok. Legyen terv, megfelelő ütemezés. A munka és a feladatok végrehajtását mérjük a megfelelő eljárásokkal és módszerekkel.

Megfelelő módszertanok alkalmazása

A szoftverfejlesztésben részt vevő tagok sokszor az agilis szervezési módszereket választják a szervezet menedzseléséhez, mert az adott projektben a változások gyakorisága nagy. Egy módszertan megválasztását több tényező is befolyásolja, amit figyelembe kell venni. Nincs egységes, mindenkire ugyanolyan jó megoldás.

Más helyzetben van egy 2-3 fős fejlesztői cég, egy most induló vállalkozás, és más egy nagyobb méretű, már régóta működő cég, ahol a munka döntő része nem végezhető távolról, virtuális irodában. Egy meggondolatlanul bevezetett távoli munkavégzés (home office)-rendszer komoly belső feszültségek forrásává válhat.

Összefoglalás

A virtuális iroda a digitális transzformáció és a vállalati stratégia része, amely innovatív hozzáállás nélkül nem lehet sikeres. Előnyös az is, ha a szervezeti struktúra nem hierarchikus kialakítású.

Amennyiben megvan az elhatározás és nyitottság, számtalan, akár közmű jelleggel bérelhető, megfizethető, komplett megoldás is rendelkezésre áll a csoportmunka támogatásához.

Önnek van már elképzelése, hogyan emelje magasabb szintre ügyfelei kiszolgálását?

Az időpontfoglalás során megadott céges adatokat nem őrzöm meg, kizárólag a kapcsolatfelvétel céljából kerül rögzítésre.

Digg This
Reddit This
Stumble Now!
Buzz This
Vote on DZone
Share on Facebook
Bookmark this on Delicious
Kick It on DotNetKicks.com
Shout it
Share on LinkedIn
Bookmark this on Technorati
Post on Twitter


A bejegyzés kategóriája:Általános and tagged , . Vedd fel a kedvencek közé: link.A hozzászólások és a trackbackek is jelenleg le vannak zárva.